端末の選択肢が増えて便利になった電子メール

この記事をシェアする

使いこなせば強い味方、電子メール

まず電子メールの利点を活かすには、どうしても設定や機能を使いこなす必要があります。
代表的なもので自動仕分け機能はとても便利です。
受信したメールを送信先や担当者ごとに仕分けする機能で、重要なメールの取り逃しを防ぎます。
応用で、迷惑メールを仕分けして避ける事もできます。
使いこなす事で大量のメールに必要な文章が埋まる事は無くなります、届くまで機械の前で待つ必要もありません。
また、一つのメールに他のファイルを何枚でも添付して送ることもでき、それが時間が掛からずに届くのは大きな利点だと思います。
ほかにも受信後は相手に負担をかけずに既読の返信ができる点や、インターネットやクラウド上の資料を気軽に共有できる点も使い勝手がいいですね。
昔はPCのみで受信していましたが、今はスマートフォンでも受信でき、両方で内容を確認する事ができるので、連絡の取り逃しはますます減るはずです。

情報漏洩が心配な方へ最近のセキュリティー

PC導入で予算よりも心配とされるのが、ウイルスと情報漏洩の問題です。
ですが、実際は基礎を抑えたうえで、危機管理を意識した運用をすれば問題はありません。
一般にウィルスの感染経路とされるのはインターネットですが、近年は個々のプロバイダーにより厳しい監視され、感染は低くなっています。
また、ネットを使った外部端末とのやり取りでは、中継サーバー、OS、セキュリティーソフトなどによる、有害なデータのチェックが日常化しています。
最近はインターネットよりも、USBポートからの情報漏洩とウイルス感染が問題ではないでしょうか。
非常に便利なUSBポートですが、ここから社外秘が待ちだされたり、または個人の記憶媒体の使用でウィルスに感染した事例が起きています。
なのでUSBポートをテープなどで塞ぐか、どうしても必要な時はウイルス対策されたUSBメモリーを購入してつねに管理職が把握すると言った運用が通例になっています。